Pour les Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences (OPAC)
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La Certification RNCQ / QUALIOPI est destinée aux 4 acteurs de la formation [Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences, (OPCA) ] qui sont désignés au travers de leur activité et leur modalité de mise en œuvre : Organismes de Formation (OF), Centre de Formation d’Apprentis (CFA), Centres de Valorisation des Acquis de l’Expérience (VAE) et Centres de Bilans de Compétences (CBC).
Cette Certification est / sera indispensable à ces organismes faisant appel ou étant destinataires de fonds publics destinés à la formation et au développement des compétences maintenant dès le 1/1/2022, elle est facultative pour les autres (nous consulter pour cela).
La Certification « Acquise » après l’audit initial ou de renouvellement dure 3 années avec un audit obligatoire (partiel) à mi-chemin. En gros, un audit toutes les années et demi.
La Certification à une portée légale, réglementaire, documentaire, structurelle et procédurale. Elle doit non seulement « exister », mais aussi « vivre » au quotidien dans vos Organismes, Sociétés et bien sûr vous devrez en attester avec des preuves dans le temps.
La Certification est vérifiée et attribuée au travers d’audits (stricts), menés par des consultants missionnés par l’Organisme Certificateur (OC) indépendant que vous choisissez. Cet OC est obligatoirement autorisé et contrôlé par le COFRAC. France Compétence est le gestionnaire désigné légalement pour la Certification et sa mise en œuvre.
Plus d’informations sur le RNCQ / QUALIOPI (voir plus bas)
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Pour mettre en place la certification, il faut d’une part un système documentaire vérifié et maîtrisé, conforme à la loi (loi sur l’avenir professionnel) et la réglementation sur la formation (activité réglementée), d’autre part une pratique établie et maîtrisée, dans les faits, de ce système à son activité quotidienne sur l’ensemble du périmètre qui est ou va être certifié.
Là où l’exemple du « référencement » Datadock s’attachait à maîtriser essentiellement un système documentaire, il s’agit de montrer ici non seulement cette maîtrise mais en plus sa pratique quotidienne et récurrente en abordant des points supplémentaires constitutifs du « nouveau Référentiel National de Certification Qualité (RNCQ) / QUALIOPI ».
Concrètement :
Dans un premier temps :
A l’issue d’une phase d’échanges et d’audit de l’existant, il sera nécessaire de compléter durablement tous les aspects n’atteignant pas le niveau d’exigence par des rectifications ou des créations de procédures, des documents et de nouvelles pratiques.
Dans un second temps :
Pratiquer une revue de contrat, nécessaire à la vérification des contenus et des pratiques sur des cas réels et récents.
Dans un troisième temps :
Après avoir acquis l’assurance que la mise en œuvre peut être considérée comme acquise par l’organisation et les collaborateurs, pratiquer un audit à blanc pour s’accoutumer au processus d’audit réel pratiqué par l’OC. Le faire, le synthétiser et le débriefer avec chaque acteur concerné.
Enfin :
Commander et faire réaliser l’audit de certification, de suivi ou de re-certification à l’Organisme Certificateur que vous aurez choisi.
Il est à prévoir que les premiers OPAC (Organisme de Formation) audités (en vrai) vont essuyer les plâtres de ce nouveau référentiel car les auditeurs auront un peu de mal à adapter leur audits malgré les cahiers d’indications d’interprétation fournis officiellement, tant il reste d’ailleurs d’interprétations possibles (quand on connaît bien le métier et le monde des auditeurs [qui sont rarement du métier ou n’ont aucune pratique du métier]). Ce n’est pas pour cela qu’il faut attendre.
Et puis, la certification acquise :
Il faudra la conserver en vérifiant la conformité de son organisme ou de son activité ou de son site afin de préparer le prochain audit.
Euh,… pardon,… Il faudra continuer à faire de la qualité pour ses clients comme tous les OF le font déjà depuis le 1er janvier 1972… Bon d’accord, on a un peu évolué depuis cette date, même si certains en doutent. Et vous savez quoi, ce n’est pas terminé je crois !
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Le Référentiel National de Certification Qualité RNCQ / QUALIOPI est une « Certification », à ce titre les Organismes qui sont « Certifiés », ont été contrôlés et seront contrôlés fréquemment afin de maintenir cette certification.
La certification n’est jamais définitive. Elle est active pour une durée de 3 années mais nécessite en tout au moins 3 audits de contrôle répartis dans cet espace de temps. En gros, 1 par an voir année et demi.
Schéma des contrôles sur les 3 années :
A la mise en place, réaliser au moins un Audit à Blanc de contrôle avec le consultant Techlinker qui vous accompagne. C’est à blanc, profitez-en.
Nous vous conseillons de réaliser ou de faire réaliser des audits internes sur des critères ou groupes de critères tout au long de la durée de votre certificat afin de prévenir tout manque durable ou interruption de pratiques qui seraient dommageables lors des audits officiels. Il faut tenir compte bien évidement de la répartition géographique et de la diversité de vos activités entrant dans le champ du certificat ou tout simplement de votre volonté de voir appliqués vos Process et vos niveaux de qualité espérés.
Ensuite on passe dans le dur pour les audits:
Contrôle Officiel n°1 (durée selon tableaux, nous voir pour cela): Audit de certification sur l’ensemble du référentiel (sauf cas particuliers, nous voir pour cela) réalisé par un consultant externe missionné par l’Organisme Certificateurs (OC) que vous aurez choisi, en présentiel sur votre ou vos sites (selon un calcul savant, nous voir pour cela).
Contrôle Officiel n°2 (entre le 14e t le 22e mois suivant la date du certificat) (durée selon tableaux, nous voir pour cela) : Audit de suivi basé sur une partie des critères (+ cas particuliers) réalisé par un consultant externe missionné par l’Organisme Certificateurs que vous avez choisi (ou un autre OC). Cet audit est réalisé à distance (sauf problèmes rencontrés lors du précédent audit qui nécessiteraient de voir sur place). C’est le consultant qui détermine le périmètre de l’audit.
Contrôle Officiel n°3, avant la date butoir de fin du certificat (Date du certificat initial + 3 années date à date) (durée selon tableaux, nous voir pour cela) : Audit de (re)-certification / renouvellement basé sur l’ensemble du référentiel (sauf cas particuliers, nous voir pour cela). Cet audit est réalisé par un consultant externe missionné par l’Organisme Certificateur que vous aviez choisi (ou un autre OC), réalisé sur place dans votre ou vos sites (selon un calcul savant, nous voir pour cela).
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L’information des publics sur les prestations, les délais d’accès et les résultats obtenus.
Critère n°1 du décret :
L’information des publics sur les prestations, les délais d’accès et les résultats obtenus.
[1] – 1.1 Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.
[2] – 1.2 Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.
[3] – 1.3 [Spécifique] Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.
L’identification précise des objectifs des prestations et leur adaptation au public bénéficiaires lors de la conception des actions
Critère n°2 du décret :
L’identification précise des objectifs des prestations et leur adaptation au public bénéficiaires lors de la conception des actions
[4] – 2.1 Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s)
[5] – 2.2 Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation
[6] – 2.3 Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires
[7] – 2.4 [Spécifique] Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée
[8] – 2.5 [Spécifique] Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.
L’adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux publics bénéficiaires lors de la mise en œuvre des actions.
Critère n°3 du décret :
L’adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux publics bénéficiaires lors de la mise en œuvre des actions.
[9] – 3.1 Le prestataire informe les publics bénéficiaires sur les conditions de déroulement de la prestation.
[10] – 3.2 Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.
[11] – 3.3 Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.
[12] – 3.4 Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les abandons.
[13] – 3.5 [Spécifique] Lorsque le prestataire met en œuvre des formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court et à long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.
[14] – 3.6 [Spécifique] Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
[15] – 3.7 [Spécifique] Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
[16] – 3.8 [Spécifique] Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.
L’adaptation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement des prestations lors de la mise en œuvre des actions.
Critère n°4 du décret :
L’adaptation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement des prestations lors de la mise en œuvre des actions.
[17] – 4.1 Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux,équipements, plateaux techniques…).
[18] – 4.2 Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux …).
[19] – 4.3 Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.
[20] – 4.4 [Spécifique] Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.
La qualification et la professionnalisation des personnels chargés des prestations.
Critère n°5 du décret :
La qualification et la professionnalisation des personnels chargés des prestations.
[21] – 5.1 Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations
[22] – 5.2 Le prestataire entretient et développe les compétences des personnels salariés, adaptées aux prestations.
L’inscription du prestataire dans son environnement socio-économique.
Critère n°6 du décret :
L’inscription du prestataire dans son environnement socio-économique.
[23] – 6.1 Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle.
[24] – 6.2 Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention, et en exploite les résultats.
[25] – 6.3 Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations.
[26] – 6.4 Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour l’aider à accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.
[27] – 6.5 Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.
[28] – 6.6 [Spécifique] Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.
[29] – 6.7 [Spécifique] Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude.
La mise en œuvre d’une démarche d’amélioration par le traitement des appréciations et des réclamations.
Critère n°7 du décret :
La mise en œuvre d’une démarche d’amélioration par le traitement des appréciations et des réclamations.
[30] – 7.1 Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.
[31] – 7.2 Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.
[32] – 7.3 Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.
Formation (OF), Centre de Bilans de compétences (CBC), Centre Valorisation des Acquis de l'Expérience (VAE), Centre de Formation par l'Apprentissage (CFA)
Tableau de tous les indicateurs par critère (TOUS) :
7 Critères et 32 Indicateurs répartis.
Tableau du Type de Non-Conformité par indicateur et par critère (TOUS) :
7 Critères et 32 Indicateurs répartis par type de Non-Conformité : Majeure ou Mineure.
Attention pour le critère N°3 ou [1.3], deux interprétations sont possibles si le « taux d’obtention de la certification » est absent dans la communication de l’OPAC (Absent = Non Conformité Majeure).
Tableau pour les Organismes de Formation (OF) :
28 indicateurs à renseigner.
Tableau pour les Centres de Bilans de Compétences (CBC) :
22 indicateurs à renseigner.
Tableau pour les Centre de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) :
23 indicateurs à renseigner.
Tableau pour les Centres de Formation par l’Apprentissage (CFA) :
32 indicateurs à renseigner.
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