DATADOCK : « Pas référençable », « Référençable », « Référencé » quelle est la subtilité ?
Voici la subtilité entre « Pas référençable », « référençable » et « référencé » dans Datadock et dans les OPCA.
Datadock est une initiative de plus de 20 OPCA pour éviter de demander un dossier par OF pour chaque financement impliquant un OPCA différent, ce qui évite beaucoup de travail administratif.
L’état du dossier « Qualité » passe par trois phases :
- « Pas référençable », tant que les éléments n’ont pas été « vérifiés » et « validés » par les conseillers OPCA pour Datadock : aucun financement possible
- « Référençable », quand le dossier a été « vérifié » et « validé » par les conseillers OPCA pour et dans Datadock : financement possible mais avec de possibles conditions (pour chaque OPCA individuellement).
- « Référencé », veut dire que les deux étapes précédentes ont été obligatoirement complétées et que l’OPCA à « référencé » l’OF qui a réalisé une formation que cet OPCA finance ou prend en charge. L’OPCA « référençant » l’Organisme de Formation dans le cadre de son activité peut alors demander d’autres éléments qu’il a déterminé, par exemple l’adhésion à sa charte, contrat de prestation, le rajout d’un chapitre spécifique dans les conventions de formation, attestation sur l’honneur de respect de charte ou tout autre… la liste n’est pas exhaustive.
A savoir :
Ce n’est pas parce que l’on est « référencé au FAFIEC » que l’on est « référencé » chez OPCALIA. Ce n’est pas parce que l’on dispose d’un label listé par le CNEFOP que l’on est référencé directement. Les « référencements » ne sont pas permanents. Il faut d’ailleurs faire des demandes écrites pour être inscrit (voir OPCA par OPCA). Si vous n’avez plus de label qualité (listés CNEFOP), votre inscription Datadock sera alors rendu caduque immédiatement.
Alors la procédure c’est quoi ?
Tout d’abord la procédure est transparente pour vous.
Chaque OPCA vous « Référencera », l’un après l’autre sur la base, au minimum, d’un dossier « Validé » Datadock pour votre organisme (sur le n° de NDA qui signe la convention de formation) et pour des formations réellement réalisées (produites) et financées par chacun des OPCA pour vos différents clients.
Cette partie du processus est réalisée du côté des OPCA, OPCA par OPCA sur la base des dossiers OF validés de la Datadock. Ils ne vous demanderont pas de preuves supplémentaires, ils en disposent au travers de la validation Datadock. Ils pourront vous demander l’adhésion à leurs procédures ou chartes spécifiques (voir plus haut).
Un exemple de processus de « référencement » chez un OPCA :
Chez AGEFOS PME le « référencement » des OF intervient à l’issue du paiement de la première prestation réalisée dans les conditions légale actuelles, donc après le « contrôle de service fait » selon le principe de bonne foi qui est une obligation pour les OPCA. Cet OPCA ne souhaite pas référencer d’OF en dehors du financement d’une action identifiée. Les OF inscrits dans cet OPCA restent alors « référencés » pour une période de 3 années (sauf déréférencement) comme prévu pour la durée de validité initiale des dossiers « Datadock ». D’autres conditions sont listées et disponible dans ce document de l’OPCA ci-joint (Procédure de référencement AGEFOS PME juin 2017).
Synthèse rapide pour ceux qui sont pressés :
Les « référencements » se feront donc au fil du temps, OPCA par OPCA utilisés pour les financements par vos clients sur la base de la « validation » Datadock. Vous aurez sûrement quelques documents complémentaires à signer dans les OPCA « référençant » mais rien de très important ou de très compliqué.
Pour l’instant si votre déclaration est faite dans Datadock et que votre organisme est « validé » dans Datadock, il est donc « référençable », et prêt à être « référencé ».
Bref, parlons-en, nous agirons avec vous et pour vous.
Que vous soyez au début de votre activité, en pleine démarche Datadock, ou après un rejet, nous vous accompagnons jusqu’à la validation.
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Je viens d’être referencable dans data dock dois je en informer les différents OPCA avec lesquels je demande le financement des formations
Bonsoir Monsieur, Madame,
Je tiens tout d’abord à vous présenter mes meilleurs vœux pour cette nouvelle année.
En réponse à votre question, quand vous êtes rendu « référencable » dans Datadock, cela veut dire que votre dossier est reconnu comme valide (vous avez reçu le mél de Datadock vous l’indiquant) et que les OPCA/OPCO pourront « référencer » votre organisme de formation quand ils devront financer une de vos actions portée (financée) par eux directement ou pour une entreprise cotisante.
Le principe est que les OPCA/OPCO prennent dans la liste de « référençables » dans Datadock et ensuite vont inclure votre OF dans leur propre liste sur la foi du travail de contrôle effectué par le GIE Datadock.
Les OPCA/OPCO ont obligation de tenir, chacun, la liste exhaustive des OF avec qui ils travaillent chaque année, et doivent aussi publier la somme des montants des transactions réalisées chaque année avec ces mêmes organismes (tout du moins pour les plus gros opérateurs OF), c’est pourquoi ils vous « référencent », un à un. Le déclencheur est le financement d’une opération qui concerne votre OF.
En espérant avoir répondu à votre question.
Bien cordialement,
Fabrice ROBERT